Grundlagen der Zeiterfassug
Erhalten Sie hier eine umfassende Übersicht über die zentralen Begriffe der Zeiterfassung. In den kommenden Abschnitten werden wir detailliert auf die verschiedenen Funktionen von NovaTime eingehen, um Ihnen eine vollständige Anleitung zur Nutzung der NovaTime-Software zu bieten.
Erfasste Arbeitszeit (Iststunden)
Dies umfasst die gesamte anrechenbare Zeit, die ein Mitarbeiter verbringt – von Anwesenheitszeiten (abzüglich Pausen) bis zu Abwesenheitszeiten wie Urlaub, Krankheit, Schulung oder Dienstreisen.
Vertraglich festgelegte Arbeitszeit (Sollstunden)
Diese umfasst die im Vertrag festgelegten Arbeitsstunden eines Mitarbeiters. Sollstunden sind eine Richtlinie, die Mitarbeiter erfüllen sollten, und sie werden automatisch durch die geplanten Arbeitszeiten generiert.
Saldo (Iststunden - Sollstunden)
Der Saldo zeigt, inwiefern die Iststunden von den Sollstunden abweichen. Ein negativer Saldo zeigt Untererfüllung, während ein positiver Saldo mehr geleistete Zeit als geplant anzeigt. In einer Gleitzeitumgebung wird ein positiver Saldo nicht als Überstunden gewertet, da er durch spätere kürzere Anwesenheitszeiten oder Gleitzeiten ausgeglichen werden kann.
Vorholzeit
Das Vorholzeit-Konto tritt in Erscheinung, sobald Sie es benötigen und entsprechende Werte in den dafür vorgesehenen Feldern im Tagesplan oder in der Buchungsart-Definition hinterlegt haben. Dieses Konto wird auch als „Ansparkonto“ bezeichnet, weil es ermöglicht, Zeiteinheiten zu akkumulieren, die später durch genommene Freizeit wieder abgebaut werden.
Im Unterschied zum Saldo-Konto wird das Vorholzeit-Konto durch geleistete Arbeitszeit schrittweise aufgebaut. Es unterliegt jedoch keiner automatischen Reduzierung bei geringerer Arbeitszeit. Es existiert ohne Beschränkungen (wie beispielsweise monatliche Begrenzungen beim Saldo) und bleibt fortlaufend bestehen, bis es bewusst über eine spezielle Buchung mit dem Vermerk „Abbau Vorholzeit“ reduziert wird. Diese Buchung gleicht die Zeit für genommene Freizeit aus.
Der primäre Anwendungsfall dieses Kontos ist es, täglich eine vordefinierte Zeitspanne (zum Beispiel 0,20 Stunden als Vorholzeit) zur tatsächlichen Anwesenheitszeit hinzuzufügen. Sobald das Vorholzeit-Konto ausreichend Stunden angesammelt hat, kann der Mitarbeiter einen freien Tag daraus nehmen. An diesem Tag wird die Sollzeit entsprechend reduziert. Dies ist insbesondere praktisch für besondere Anlässe, wie zum Beispiel Brückentage.
Zu beachten ist, dass bei Nutzung der Vorholzeit eine Erweiterung der Saldo-Formel notwendig wird, um die Einbindung der Vorholzeit korrekt abzubilden.
Berechnung des Saldo: Iststunden - Sollstunden - Vorholzeit = Saldo
Um dieses Konzept anhand eines Beispiels zu veranschaulichen: Angenommen, die vereinbarte Arbeitszeit gemäß dem Tagesplan beträgt 7,80 Stunden, und die Vorholzeit ist mit einem Bereich von 7,80–8,00 Stunden definiert. Wenn ein Mitarbeiter für 8 Stunden anwesend ist, wird eine Vorholzeit von 0,20 Stunden im Vorholzeit-Konto aufgebaut, und der Saldo beträgt 0,00 Stunden.
Arbeitet der Mitarbeiter hingegen lediglich 7,90 Stunden, dann erhält das Vorholzeit-Konto eine Gutschrift von 0,10 Stunden, und der Saldo bleibt weiterhin bei 0,00 Stunden. Wenn die Anwesenheit letztlich 7,80 Stunden beträgt, bleibt keine Vorholzeit übrig, und der Saldo beträgt nach wie vor 0,00 Stunden.
Der Saldo wird erst dann negativ, wenn die Anwesenheit weniger als die vereinbarte Sollzeit ist. In diesem Fall wechselt der Saldo ins Minus, während das Vorholzeit-Konto unverändert bleibt.
Guthaben Überstunden
Das Guthaben Überstunden-Konto operiert nach einem ähnlichen Prinzip wie das Vorholzeit-Konto. Hier werden jedoch geleistete Überstunden, die nicht in bar ausgezahlt wurden, erfasst. Stattdessen sollen sie für zukünftige Freizeitausgleiche zur Verfügung stehen.
Wenn sowohl das Vorholzeit-Konto als auch das Guthaben Überstunden-Konto genutzt werden, lässt sich die zuvor erwähnte Formel verwenden: Iststunden – Sollstunden – Vorholzeit – Guth.ÜStd = Saldo !
Dieses System hilft, die geleisteten Überstunden als eine Art „Freizeit-Währung“ zu verwenden und einen Ausgleich für zusätzliche Arbeitszeit zu ermöglichen.
Bezahlte Überstunden
Das Bezahlte Überstunden-Konto wird lediglich aktiviert, wenn es erforderlich ist und die notwendigen Felder entsprechend eingerichtet sind. Im Gegensatz zum Guthaben Überstunden-Konto wird der Kontostand dieses Kontos jeden Monatsersten auf null zurückgesetzt. Der Name deutet bereits darauf hin, dass diese Überstunden zum Monatsende in Form von Gehaltsauszahlungen verrechnet werden.
Für die Berechnung von Zuschlägen können diese bezahlten Überstunden eventuell in Konten mit variablen Zuschlagsprozenten unterteilt werden, zum Beispiel 25%, 50%, 70%, 100% und so weiter. Diese unterteilten Konten fungieren als „Lohnarten-Speicher“, die bei Bedarf an ein Lohn- oder Gehaltsprogramm weitergegeben werden können.
Falls keine externe Datenübertragung gewünscht ist und die Werte lediglich für interne Informationszwecke aufbewahrt werden sollen, bietet sich dafür der Info-Speicher an.
