Helpcenter

In unserem Helpcenter finden sich nützliche Informationen und Antworten rundum NovaTime und uns. Falls Ihre Frage nicht beantwortet wurde unterstützen wir Sie während unserer Bürozeiten an Werktagen ab 8:00 Uhr gern persönlich und unverbindlich.

Online Beratungstemin buchen

Ihr NovaTime FAQ

Ihr Beratungsteam

Ist eine Präsentation der Software im Angebot inklusive?

Ja, da unsere Software von einem modernem Design profitiert, möchten wir Ihnen das auch demonstrieren und Sie nicht blind ein Produkt erwerben lassen.

Genehmigungen

Was passiert, wenn ich den Genehmigungsprozess nachträglich ändere?

Die Anträge müssen gelöscht und neu gestellt werden. Eine Bearbeitung eines bestehenden Antrags ist nicht möglich.

Wie funktionieren Genehmigungsprozesse?

Ihre Mitarbeiter beantragen eine Fehlzeit und dieser wird vom Beauftragtem genehmigt / abgelehnt. Bei einer Genehmigung wird diese im Kalender hinterlegt, sodass Überschneidungen besser vermieden werden können.

Ihr Supportteam

Kann ich Sie auch vor Ort erreichen?

Klare Antwort: Ja. Auch wenn wir uns auch nicht nehmen lassen, mit Ihnen in ein Lokal zu gehen oder Sie zu besuchen, wenn Sie eine Beratung oder Support wünschen.

Welche Support-Leistungen bieten wir an?

Wir sind Ihre Ansprechpartner, wenn Sie Unterstützung bei Software sowie Hardware benötigen. Wir analysieren Ihr System und optimieren es, sodass zukünftig weniger bugs entstehen. Außerdem können wir Ihnen Vereinfachungen zeigen oder Sie bei der Erstellung von Plänen sowie Arbeitsgruppen helfen. Eine kurze Beratung während des Supportauftrages ist natürlich miteinbegriffen. Auch das Implementieren oder die Montage von Geräten können wir für Sie erledigen.

Berichte

Gibt es benutzerdefinierte Berichte?

Es gibt Vari-Listen, wo jede Information individuell ausgegeben werden kann.

Welche Listen kann ich mir ausgeben lassen?

Listen bezüglich Fehlzeiten, Lohn & Kostenstellen, Statistik, Zutrittsliste uvm.

Einrichtung & Installation

Cloud

cloudbasierter Server unsererseits
keine Wartung notwendig
Erreichbarkeit gewährt

Server

kundenbasierter Server
Eigenverantwortung
Sicher im lokalen Internet / VPN

Rollen und Rechte

Über welche Zugriffsrechte verfügen nur Mitarbeiter der HR?

Zugriffsberechtigungen können individuell vergeben werden. Es gibt die Möglichkeit der Stufenvergabe (z.B. Abteilungen, Projekte, Gesamtansicht o.Ä.)

Welche Rollen gibt es bei NovaTime

Es gibt die Nutzerrollen, die Managementrollen und die Administratoren.

Personalakte

Gibt es eine Schnittstelle zu einem Personalsystem?

Ja, es gibt die Option: PerImEx-Schnittstelle.

Kann ich in NovaTime Dokumenten / Daten von Mitarbeitern hinterlegen?

Es können keine Dokumente, sondern ausschließlich ein Foto hinterlegt werden. Die HR-Abteilung kann jedoch Zusatzinformationen im Nutzerprofil hinterlegen.

Wie hinterlege ich den Anstellungswechsel eines Mitarbeiters?

Im Personalstamm kann die Abteilung sowie der Arbeitsplan und Buchungsterminals abgeändert werden.

Wie hinterlege ich den Wiedereinstieg von Mitarbeitern?

Verwaltungsaccount: bei der Userverwaltung

Nutzeraccount: das HR-Management muss diverse Änderungen vornehmen wie u.a. Beginn / Ende der Zeiterfassung und Austrittsdatum

Wie kann ich das Geburtsjahr von Mitarbeitern verbergen?

Die Angabe im Personalstamm ist freiwillig. Das Geburtsjahr ist ausschließlich bei dem automatischen Urlaubsanspruchsplan nötig.

Allgemeine Einstellungen

Wie ändere ich die Sprache ?

In NovaTime existieren vorgefertigt die Sprachen Englisch und Deutsch, welche nur für das gesamte System eingestellt werden können.
Unsere DT-20 Terminals bieten eine separate Anpassung der Sprache.

Wie lösche ich einen Mitarbeiter?

Mitarbeiter können aus der Übersicht gelöscht werden, aber im Datensatz bleiben Sie erhalten. Die Erfassung der Buchungen wird nach dem Austrittsdatum aufgehoben und die Userlizenz kann neu vergeben werden.

Abwesenheit, Urlaub und Krankheit

Kann ich die Übertragsgrenze für Urlaubstage nachträglich ändern?

Ja, über eine manuelle Korrekturbuchung oder über V-Regeln

Wie beantrage ich eine Abwesenheit?

Ohne die Option Workflow: HR-Management beauftrage.

Mit der Nutzung vom Workflow: Beantragung können im Workflow-Modul aufgegeben werden.

Wie funktioniert die Vertretung von Abwesenden?

Wenn Sie keinen Workflow einsetzen: HR-Management muss eine Vertretung einstellen

Wenn Sie den Workflow nutzen: Bei einer Antragsstellung kann eine Vertretungswahl erfolgen. Diese kann mit einer Genehmigungsabfrage hinterlegt werden.

Wie hinterlege ich Betriebsferien?

Sie können einen eigenen Fehlzeitenkalender erstellen oder eine individuelle Buchungsart definieren und die bei allen Mitarbeiter hinterlegen.

Wie richte ich Elternzeit (auch in Teilzeit) ein?

In Novatime gibt es eine vorgegebene Buchungszeit „Elternzeit“

Wie richte ich Homeoffice ein?

Es existiert eine vorgegebene Buchungsart: „Home-Office“ (in unterschiedlichen Zeiteinteilungen).

Anderenfalls kann man über das Lampentableau / Browserterminal ein Sonderfeld hinterlegen.

Wieso können manche Mitarbeiter keinen Urlaub beantragen?

Die Mitarbeiter haben entweder keine verfügbaren Urlaubstage mehr oder das Verfallsdatum wurde überschritten.

Es kann sich um einen Übertragungsfehler handeln.

Tablet Kompatibilität

Kann ich NovaTime auch auf einem Tablet verwenden?

Ja, die beiden Optionen App und Browserterminal können auf einem Android oder iOS Gerät verwendet werden. Die Installation von NovaTime muss aber auf einem Server oder in unserer Cloud erfolgen.

Update

Wie führe ich ein Update durch?

Server stoppen, Daten sichern & Installation als Admin auf dem Server & Betriebssystem neu starten

Wir empfehlen Ihnen das nicht allein durchzuführen, da es zu erheblichen Fehlern sowie Datenbruch kommen kann.

Gehalt und Lohnbuchhaltung

Gibt es eine Schnittstelle zu einem Lohn-/Gehaltsprogramm (z.B. Datev)

Ja, es gibt die Option einer NovaTime Lohn-und Gehaltsschnittstelle.

Wie verwalte ich Kurzarbeit?

Entweder die Kurzarbeit wird über eine Buchungsart ausgewertet oder es wird ein individueller Arbeitsplan erstellt. Dieser muss bei den Betreffenden hinterlegt werden.

Login und Datensicherheit

Ist die Geo-Daten-Erweiterung DSGVO-gemäß?

Es wird nur der Standort während der Buchung erfasst, welcher nur die HR-Abteilung einsehen kann.

Die Nutzung der Option ist freiwillig und nicht in der Basis App enthalten.

Ist es möglich, die Nutzung der App zu blockieren?

Ja, dafür muss eine komplexe Änderung im Nutzungsgebiet des Mitarbeitenden hinterlegt werden.

Wie reaktiviere ich den gesperrten Account eines Mitarbeiters?

Verwaltungsaccount: Userverwaltung

Nutzeraccount: HR-Management muss Änderungen vornehmen wie u.a. Beginn / Ende der Zeiterfassung und Austrittsdatum

Wie setze ich mein Passwort zurück?

Bei der NovaTime Basissoftware wird das Passwort über die Userverwaltung zurückgesetzt.

Im NovaTime Workflow ändert die HR-Abteilung Ihr Passwort im Personalstamm ab.

Wie verhalte ich mich, wenn der Server nicht erreichbar ist?

Am Besten Sie warten wenige Minuten ab und bestätigen nicht mit OK. Das kann zu Datenbruch und einem Systemausfall führen.

Wir beheben Ihre Probleme

Support

wir sind Ihr verlässlicher Partner, wenn es um Support bei Problemen geht. Unser engagiertes Support-Team steht Ihnen jederzeit zur Seite, um sicherzustellen, dass Sie reibungslos und effizient arbeiten können. Egal, ob Sie auf technische Herausforderungen stoßen oder Fragen zur Nutzung haben, wir sind hier, um Ihnen kompetente Lösungen anzubieten.