Personalstamm
Erhalten Sie hier eine umfassende Übersicht über die Kopfdaten im Personalstamm. In den kommenden Abschnitten werden wir detailliert auf die verschiedenen Funktionen von NovaTime eingehen, um Ihnen eine vollständige Anleitung zur Nutzung der NovaTime-Software zu bieten.
Kopfdaten
In den folgenden Abschnitten werden Sie darüber informiert, welche Bedeutung die einzelnen Felder haben und welche Rolle sie für eine reibungslose Zeiterfassung spielen.
Personalnummer (PersNr)
Die Personalnummer kann bis zu 8 Stellen (numerisch) aufgenommen werden. Standardmäßig sind 6 Stellen voreingestellt. Es besteht jedoch die Möglichkeit, auf eine alphanumerische PersNr (max. 15 Stellen) umzuschalten. Beachten Sie, dass diese Umstellung nur dann durchführbar ist, wenn bisher keine Personalsätze vorhanden sind (Neuinstallation).
Die Personalnummer dient als eindeutiger Identifikator und darf nicht mehrfach vergeben werden. Eine Ausnahme besteht, wenn Ihr System die Mandantenoption unterstützt. In diesem Fall kann jeder Mandantenkreis dieselbe Personalnummer verwenden. Unterschiedliche Mandantengruppen, wie beispielsweise separate Firmen, können identische Personalnummern verwenden.
Es ist möglich, die Personalnummer jederzeit zu ändern, falls dies erforderlich ist.
Hinweis: Wenn Ihrem Unternehmen keine individuellen Personalnummern zugewiesen sind, können Sie das Feld auch leer lassen. In diesem Fall ist jedoch die Eingabe einer Ausweisnummer erforderlich, um im Falle von Namensgleichheit eine Unterscheidung über die AuswNr zu ermöglichen.
Ausweisnummer (AuswNr)
Die Ausweisnummer besteht aus einer numerischen Kombination von 4 Stellen, die bei Bedarf auf 5 Stellen erweitert werden kann. In diesem Fall ist die höchste zulässige AuswNr 65534. Die Ausweisnummer dient ebenfalls als eindeutige Kennung und verbindet die codierte Ausweiskarte mit dem jeweiligen Mitarbeiter. Dies ermöglicht NovaTime, Buchungen dem entsprechenden Mitarbeiter zuzuordnen.
Erst nachdem Sie eine Ausweisnummer eingetragen haben, ist es möglich, Kommen- oder Gehen-Buchungen am Terminal durchzuführen. Sie können die Ausweisnummer problemlos ändern, falls beispielsweise ein Mitarbeiter seine Karte verloren hat und Sie ihm eine neue zuweisen möchten.
Falls ein Mitarbeiter keine Ausweisbuchungen vornimmt, beispielsweise Außendienstmitarbeiter, kann das Feld auch leer bleiben. In diesem Fall müssen jedoch die Personalnummer eingetragen und das DIN-Feld ebenfalls leer gelassen werden, da sonst eine Speicherung nicht möglich ist.
DIN-Nummer
Falls dieses Feld vorhanden ist, enthält es die Codierung der berührungslosen Transponder. In diesem Szenario ist es notwendig, zusätzlich zur normalen Ausweisnummer, die nun die Funktion einer „Satznummer“ oder einer einfachen „laufenden Nummer“ hat, auch die DIN-Ausweisnummer einzugeben. Die Eingabe muss korrekt formatiert sein und immer zusammen mit der regulären Ausweisnummer eingegeben und gespeichert werden.
Beachten Sie bitte auch die Struktur der Honeywell-DIN-Nummer, falls beispielsweise eine „Fantasie-Nummer“ eingetragen wird: Jedes Paar von Ziffern (von links) darf lediglich einen Wert zwischen 00 und 15 aufweisen. Zulässig: z.B. 00 01 02 11 12 13 14 15 Ungültig: z.B. 16 17 18 19 23 45 67 89
Standardmäßig ist eine Prüfung aktiviert, die eine ungültige Kombination beim „Speichern“ erkennt und verhindert: „DIN-Nummer unzulässig!!“ In diesem Fall sollten Sie die Nummer korrigieren und erneut speichern.
Sie haben außerdem die Möglichkeit, einen Mitarbeiter mithilfe einer DIN-Nummer zu suchen. Tragen Sie die DIN-Nummer in das leere Feld der Personalsatzmaske ein und betätigen Sie den „Holen-Button“. Wenn ein Personalsatz mit dieser Nummer vorhanden ist, wird er angezeigt. Andernfalls erscheint die Meldung „Holen ist nicht möglich“.
Name
Es empfiehlt sich, den Namen im Format „Nachname, Vorname“ einzugeben, um eine sinnvolle Sortierung nach Nachnamen zu gewährleisten. Es ist erlaubt, dass mehrere Personen denselben Namen haben.
Nachname, Vorname Alternativ zum Feld „Name“ ist es auch möglich, die beiden Felder „Nachname“ und „Vorname“ zu verwenden.
Status
Auf Wunsch kann eine Zeile mit dem aktuellen Status zur Information eingeblendet werden. Diese zeigt die gegenwärtige An- oder Abwesenheit an oder gegebenenfalls eine Fehlzeit. Die Farbe des Punktes entspricht der Farbkodierung im Lampentableau. Zum Beispiel steht grün für „anwesend“, rot für „abwesend“ und weiß für „Fehlzeit“.
Abteilung
Die Abteilung setzt sich aus einer Nummer oder einem Kürzel sowie einer textlichen Bezeichnung zusammen. Dieses Feld ist zwar optional, jedoch empfehlenswert, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen und zusätzliche Auswahlmöglichkeiten zu bieten. Sie können hier lediglich bereits vorhandene Abteilungen nutzen. Um Mitarbeiter in einer bestimmten Abteilung zu finden, geben Sie die Abteilung im leeren Formular ein und betätigen Sie „HOLEN“. Alternativ können Sie auch eine Auswahl aus dem Dropdown-Menü treffen.
Hinweis: Ein Doppelklick auf die Textbezeichnung „Abteilung“ ermöglicht den Zugang zur Abteilungsmaske. Hier können Sie Abteilungen erstellen, bearbeiten oder entfernen.
Arbeitsplan
Der Arbeitsplan enthält alle Regelungen, die die Arbeitszeiten, Pausen, Lohnzuschläge und andere Aspekte für den jeweiligen Mitarbeiter festlegen. Dieses Feld enthält eine numerische Arbeitsplannummer (maximal 4 Stellen) sowie eine textliche Bezeichnung.
Obwohl es keine Pflichtangabe ist, ist es ratsam, dieses Feld auszufüllen. Wenn es leer bleibt, erfolgt keine Berechnung der Arbeitsstunden. Lediglich die Zeiten der Ein- und Ausbuchungen sind sichtbar. Hier können Sie ausschließlich bereits bestehende Arbeitspläne verwenden.
Sie haben die Möglichkeit, nach Mitarbeitern mit einem bestimmten Arbeitsplan in NovaTime zu suchen. Geben Sie den Arbeitsplan im leeren Formular ein und drücken Sie „HOLEN“. Alternativ können Sie auch eine Auswahl aus dem Dropdown-Menü treffen.
Hinweis: Durch Doppelklicken auf die Textbezeichnung „Arbeitsplan“ gelangen Sie zur Arbeitsplanmaske. Hier können Sie Arbeitspläne oder Tagespläne erstellen, bearbeiten oder löschen.
Kalender
Der Kalender beinhaltet alle Feiertage, die in dem betreffenden Land gültig sind. Diese Feiertage werden automatisch ohne Ihr Zutun berechnet. Dadurch ist sichergestellt, dass den Mitarbeitern in Zweigstellen oder Außenstellen stets die passenden Feiertage zugeordnet werden. Das Feld beinhaltet eine numerische Kalendernummer (maximal 4 Stellen) sowie eine textliche Bezeichnung.
Auch wenn es kein Pflichtfeld ist, ist es sinnvoll, diese Angabe zu machen. Wenn es leer bleibt, werden für den Mitarbeiter keine Feiertage eingetragen oder berücksichtigt. Sie können hier lediglich bereits bestehende Kalender verwenden. Um nach Mitarbeitern anhand eines bestimmten Kalenders in NovaTime zu suchen, geben Sie den Kalender im leeren Formular ein und drücken Sie „HOLEN“. Alternativ können Sie auch eine Auswahl aus dem Dropdown-Menü treffen.
Zweigstelle
Hier haben Sie die Option, anzugeben, ob ein Mitarbeiter in einer Zweigstelle, Außenstelle oder ähnlichem arbeitet. In diesem Feld können Sie eine Kennnummer oder ein Kürzel zusammen mit einer beschreibenden Bezeichnung eintragen. Die Angabe ist nicht verpflichtend. Wenn sie nicht relevant ist, können Sie das Feld einfach leer lassen. Hier können Sie nur bereits vorhandene Zweigstellen auswählen. Falls Sie nach Mitarbeitern in einer bestimmten Zweigstelle suchen möchten, geben Sie die Kennnummer der Zweigstelle in das leere Formular ein und klicken Sie auf „HOLEN“. Alternativ können Sie eine Auswahl aus einer Dropdown-Liste treffen. Hinweis: Durch Doppelklick auf die Textbezeichnung „Zweigstelle“ gelangen Sie zur Zweigstellen-Maske, wo Sie Zweigstellen anlegen, ändern oder löschen können.
Kostenstelle
Hier können Sie angeben, ob ein Mitarbeiter einer spezifischen Kostenstelle zugeordnet ist. Dieses Feld enthält eine Nummer oder ein Kürzel zusammen mit einer entsprechenden Bezeichnung. Die Angabe ist nicht zwingend erforderlich. Wenn sie nicht relevant ist, können Sie das Feld einfach leer lassen. Hier können Sie nur bereits vorhandene Kostenstellen auswählen. Um nach Mitarbeitern in einer bestimmten Kostenstelle zu suchen, geben Sie die Nummer der Kostenstelle (nicht die Textbezeichnung) in das leere Formular ein und klicken Sie auf „HOLEN“. Sie können auch eine Auswahl aus einer Dropdown-Liste treffen. Hinweis: Durch Doppelklick auf die Textbezeichnung „Kostenstelle“ gelangen Sie zur Kostenstellen-Maske, wo Sie Kostenstellen anlegen, ändern oder löschen können.
Beschäftigungsart
Hier können Sie angeben, welche Beschäftigungsart einem Mitarbeiter zugeordnet ist. Das Feld enthält eine Nummer (numerisch, maximal 5 Stellen) zusammen mit einer Textbezeichnung. Die Angabe ist nicht verpflichtend. Wenn sie nicht relevant ist, können Sie das Feld einfach leer lassen. Hier können Sie nur bereits vorhandene Beschäftigungsarten auswählen. Um nach Mitarbeitern einer bestimmten Beschäftigungsart zu suchen, geben Sie die Nummer der Beschäftigungsart in das leere Formular ein und klicken Sie auf „HOLEN“. Alternativ steht Ihnen eine Auswahl aus einer Dropdown-Liste zur Verfügung. Hinweis: Durch Doppelklick auf die Textbezeichnung „Beschäftigungsart“ gelangen Sie zur Beschäftigungsart-Maske, wo Sie Beschäftigungsarten anlegen, ändern oder löschen können.
Beschäftigungsgrad
Die Angabe zum Beschäftigungsgrad ist nur relevant, wenn Sie eine Zeiterfassung installiert haben, und betrifft nicht die Zutrittskontrolle. Der Beschäftigungsgrad kann verwendet werden, um unterschiedliche Urlaubsansprüche zu berechnen und zu verwalten. Hinweis: Durch Doppelklick auf die Textbezeichnung „Beschäftigungsgrad“ gelangen Sie zur entsprechenden Maske.
PLZ Ort, Straße, Telefon Firma, Telefon privat, Bemerkung
Diese fünf Felder sind rein textbasiert und dienen zur optionalen Information. Sie können sie ausfüllen oder frei lassen. Diese Felder haben keine Funktion zur Selektion oder anderen Aufgaben.
Buchungs-Terminals
An dieser Stelle können Sie angeben, an welchen Zeitbuchungsterminals der Mitarbeiter die Berechtigung zum Buchen hat. Die Auswahl umfasst eine Gruppe von Terminals, die unter dem Begriff „ZE-Terminalgruppen“ definiert sind. Wichtig: Falls Sie dieses Feld leer lassen, kann der Mitarbeiter trotz einer vorhandenen Ausweis-Nummer keine Buchungen an den Zeiterfassungsterminals durchführen. Falls Sie mehrere Terminals haben, sind diese zu Terminalgruppen zusammengefasst, um festzulegen, an welchen Terminals gebucht werden darf.
Buchungs-Quittung
Hier können Sie festlegen, welche Informationen der Mitarbeiter bei Kommen-, Gehen- oder Info-Buchungen als Quittung am Terminal sehen soll. Wenn Sie das Feld leer lassen (Auswahl 0 – keine), erscheint entweder 0,00 oder –.– Bei Auswahl „1 – Saldo“ sieht der Mitarbeiter seinen aktuellen Saldo nach der Buchung. Bei Auswahl „2 – Ist-Std. (lfd. Monat)“ sieht der Mitarbeiter die Arbeitsstunden, die er in der aktuellen Periode bisher geleistet hat. Bei Auswahl „3 – Ist-Std. (heute)“ sieht der Mitarbeiter die Arbeitsstunden, die er an diesem Tag bisher geleistet hat. Bei Auswahl „4 – Saldo (import)“ können Stunden, die von einem Fremdsystem importiert wurden, angezeigt werden (Option).
Saldo-Übertrag
Dieses Feld ermöglicht es, den Übertrag des Saldos von einem Monat in den Folgemonat auf einen individuellen Wert zu begrenzen, den Sie hier angeben. Im Abschlussplan wird dieses Feld erneut präsent sein und wird dann die Kappungsgrenze überschreiben. Falls im Abschlussplan keine Kappung aktiv ist, wird gemäß den Einstellungen im Personalstamm trotzdem gekappt.
Option "Passbild im Personalstamm"
Die zentrale Aktivierung dieser Option erfolgt in den Systemeinstellungen. Falls erforderlich, kann Ihr Errichter diese Option aktivieren lassen. Zusätzlich kann die Funktion auch in der Benutzerverwaltung entsprechend freigegeben werden (Personal Passbildanzeige). Das Einlesen und Speichern von Bildern erfolgt direkt im Personalstamm von NovaTime. Dies kann sowohl auf dem Server-Rechner als auch auf jedem Client-Gerät durchgeführt werden. Die Bilder werden unabhängig davon, wo sie eingelesen werden, an den ZDB-Server übertragen, dort mit dem richtigen Dateinamen versehen und im Photo-Verzeichnis abgespeichert. Wichtig: Die Berechtigung zur Bildausgabe, zum Einlesen oder beidem kann je nach Benutzerberechtigung variieren. Wenn die Einleseberechtigung vorhanden ist: Diese Funktion ermöglicht das Hinzufügen eines bisher nicht vorhandenen Passbilds aus einer externen Quelle, um es dem Datensatz hinzuzufügen und die Darstellung im Personalstamm zu ermöglichen. Klicken Sie auf den Button (…) im Passbild-Rahmen, um die Auswahlmaske „Passbild einlesen“ zu öffnen. Wählen Sie den gewünschten Dateipfad aus und suchen Sie die verfügbaren Bilddateien im angegebenen Ordner aus. Sie können bei Bedarf ein anderes Bildformat wählen. Klicken Sie auf „Übernehmen“, um das Bild in den Personalstamm zu übertragen und zu speichern. Mit „Entfernen“ können Bilder auch aus dem Personalstamm entfernt werden.
Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Austrittsdatum
Diese Angaben dienen hauptsächlich informellen Zwecken. In den folgenden Situationen sind jedoch bestimmte Zusammenhänge zu beachten:
- Im Filter für den Personalsatz kann auch nach Alter und Betriebszugehörigkeit geprüft werden.
- Falls Sie das Urlaubs-Komfortmodul verwenden, muss das Geburtsdatum jedes Mitarbeiters angegeben werden, um altersabhängigen Urlaub korrekt zu berechnen. Zudem wird die Teil-Anspruchsberechnung im Eintrittsjahr des Mitarbeiters anhand des Eintrittsdatums durchgeführt.
- Wenn die Option „Zutrittskontrolle“ in Verbindung mit ACS-Geräten aktiv ist, werden Gültigkeitszeiträume für Ausweise in den ACS-Geräten durch Eintritts- und Austrittsdatum festgelegt. Mit diesen Daten ist ein Zutritt an den Geräten vor dem Eintrittsdatum und nach dem Austrittsdatum nicht möglich.
Beginn der Zeiterfassung
In diesem Feld legen Sie fest, ab welchem Datum die Zeitberechnung für den Mitarbeiter startet. Ab diesem Zeitpunkt werden Sollzeiten gemäß dem Tagesplan erfasst, und Arbeitsstunden, Abwesenheitszeiten, Lohnarten usw. werden berechnet. Falls der Mitarbeiter zuvor Buchungen vorgenommen hat, dienen diese als „Übungsbuchungen“. Sie werden eingetragen, aber keine Zeitstunden werden hinzugerechnet (daher ist das Löschen dieser Buchungen nicht notwendig).
Wichtig: Wenn Sie bei der Erstellung eines neuen Stammprofils dieses Feld leer lassen, setzt das System automatisch den Beginn des aktuellen Monats ein. Sie können diesen Zeitpunkt jedoch nachträglich jederzeit ändern, und das System wird die entsprechenden Berechnungen rückwirkend anpassen.
Ende der Zeiterfassung
Tragen Sie in diesem Feld das Datum ein, an dem die Zeitberechnung für den Mitarbeiter endet. Ab diesem Zeitpunkt werden keine Sollzeiten mehr erfasst, und auch keine Arbeitsstunden mehr berechnet. Sollte der Mitarbeiter nach diesem Datum noch Kommen/Gehen-Buchungen durchführen, werden diese als „Übungsbuchungen“ ohne rechnerische Auswirkung behandelt (es ist daher nicht notwendig, diese Buchungen zu löschen).
Hinweis: In der Regel erfolgt das Löschen eines Personalstamms erst einige Zeit nach dem Ende der Zeiterfassung, da oft noch längere Zeit Zugriff auf die Daten gewünscht ist. Eventuell wird der Mitarbeiter später erneut eingestellt, sodass – ohne den Stammprofil neu anzulegen – lediglich das „Beginn Zeiterfassung“-Datum aktualisiert werden muss.
Senden von Meldetexten ans Terminal
Am unteren Rand des Personalstamms finden Sie die Einstellung zur Übermittlung von Meldetexten an die Zeitbuchungsterminals. Diese Texte werden am Terminal als Bestätigungstexte für Kommen-, Gehen-, Info- oder Dienstgang-Buchungen angezeigt, jedoch nicht für Funktionstasten-Buchungen.
Zunächst müssen die Meldetexte (max. 10) unter „Terminals – Meldetexte“ vordefiniert werden. Jeder Text besteht aus zwei Abschnitten mit je 16 Zeichen. Diese werden entweder nacheinander am TRS 6/8 oder als zusammenhängender Text bei anderen Terminals angezeigt. Anschließend kann der ausgewählte Text im Feld „Meldetext“ im Personalstamm über das Drop-Down-Menü ausgewählt werden.
Die Texte können wie folgt verwendet werden:
- „gültig für Datum“: Der Text ist nur an diesem spezifischen Tag aktiv.
- „gültig ab Datum“: Der Text ist ab diesem Datum und allen folgenden Tagen aktiv.
- „einmalig“: Der Text wird nur einmal mit der ersten Buchung an dem eingetragenen Datum angezeigt.
- „dauernd“: Der Text wird bei jeder Buchung angezeigt.
