Häufigkeitsgruppen
Erhalten Sie hier eine umfassende Übersicht über die Häufigkeitsgruppen in der NovaTime. In den kommenden Abschnitten werden wir detailliert auf die verschiedenen Funktionen von NovaTime eingehen, um Ihnen eine vollständige Anleitung zur Nutzung der NovaTime-Software zu bieten.
Häufigkeitsgruppen
NovaTime bietet die Möglichkeit, die bestehende Häufigkeitsprüfung durch die Einführung von Häufigkeitsgruppen zu erweitern. Dies ermöglicht eine erweiterte Überprüfung über mehrere Buchungsarten hinweg. So können beispielsweise komplette und halbe Gleittage gemeinsam überprüft werden. Darüber hinaus bieten Häufigkeitsgruppen erweiterte Berechnungsoptionen und ermöglichen die Weiterverarbeitung von Lohnarten.
Benutzerverwaltung / Einstellungen
Im Tab „Einstellungen Zugriff Menue→“ können Sie mit der Option „Häufigkeitsgruppen“ den Zugriff auf die Häufigkeitsgruppen in NovaTime steuern.
Mandanteneinstellungen
Zusatzfelder können genutzt werden, um individuelle Mengenangaben zur Häufigkeit auf Mitarbeiterbasis festzulegen. Damit diese Zusatzfelder für die Häufigkeitsprüfung genutzt werden können, müssen sie den Typ einer Dezimalzahl (Zahl mit einer Nachkommastelle) haben und die Option „mit Stand Datum“ muss aktiviert sein.
NovaTime Grunddaten
Lohnarten
Für jede Häufigkeitsgruppe können bis zu vier Lohnarten definiert werden: Anspruch, Zusatzanspruch, Genommen und Sonderabzug. Um korrekt zu funktionieren, müssen diese Lohnarten als Dezimalzahl bewertet werden. Zudem sollten die Lohnarten „Anspruch“ und „Zusatzanspruch“ als Summenwert und „Genommen“ sowie „Sonderabzug“ als Tageswert definiert sein.
Hinweis: Es ist wichtig, dass jede Häufigkeitsgruppe ihre eigenen Lohnarten hat. Die Überprüfung der Häufigkeit basiert auf diesen Lohnarten. Wenn dieselbe Lohnart für verschiedene Häufigkeitsgruppen verwendet wird, kann dies zu inkorrekten Berechnungen führen.
Häufigkeitsgruppe
Prüfungszeitraum: Sie können den Zeitraum individuell festlegen, sei es monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich. Startdatum: Dieses Datum markiert den Beginn des gewählten Zeitraums.
- Personalfeld: Der Wert aus diesem Zusatzfeld wird direkt in die Lohnart "Anspruch" übertragen.
- Lohnart: Diese Information ist nur erforderlich, wenn im "Personalfeld" ein spezielles Zusatzfeld ausgewählt wurde. Diese Lohnart wird dann zur Überprüfung verwendet.
Zusätzlicher Anspruch und Lohnart Summenwert (falls gewünscht):
- Personalfeld: Wenn hier ein Wert angegeben wird, wird er in die Lohnart "Zusatzanspruch" übernommen.
- Lohnart: Diese Angabe ist nur notwendig, wenn im "Personalfeld Zusatzanspruch" ein spezielles Feld ausgewählt wurde. Diese Lohnart wird dann zur Überprüfung herangezogen.
Lohnart Tageswert:
- Lohnart Genommen: Das System trägt hier die Tage ein, die im festgelegten Zeitraum bereits in Anspruch genommen wurden.
- Lohnart Sonderabzug (falls gewünscht): Wenn in dieser Lohnart ein Wert eingetragen wird, wird dieser vom Gesamtanspruch abgezogen. Dieser Wert kann beispielsweise durch eine V-Regel bestimmt werden.
Hinweis: Die Lohnart „Genommen“ ist essentiell, da ohne sie keine Überprüfung möglich ist.
Zusätzliche Überprüfung (optional): Falls diese Felder ausgefüllt sind, erfolgt eine ergänzende Überprüfung. Diese kann genutzt werden, um einen zusätzlichen Zeitraum zu kontrollieren. Ein Beispiel hierfür ist in der hier dargestellten Abbildung dargestellt: Die Häufigkeitsgruppe überprüft den Anspruch innerhalb eines Jahres. Parallel dazu wird sichergestellt, dass ein monatliches Kontingent von 2,5 Tagen nicht überschritten wird.
Buchungsart
Die „Häufigkeitsprüfung“ oder „Häufigkeitsgruppe“ in der Buchungsart ist ausschließlich für die Tagesbezüge „ganzer Tag“ und „halber Tag“ in Kombination mit den Kategorien „Sonstige Abwesenheit“, „Krankheit“, „Gleittag“, „Feiertag“ und „Anwesenheitsbuchung (auch über mehrere Tage)“ verfügbar. Diese Funktion ermöglicht es, sicherzustellen, dass eine bestimmte Buchungsart nicht unkontrolliert oft innerhalb eines bestimmten Zeitraums genutzt wird.
Es gibt verschiedene Kriterien für diese Überprüfung:
Maximale Anzahl: Hier wird die zulässige Menge (zwischen 1 und 9999) für die Prüfung im gleichnamigen Feld festgelegt. Der zu prüfende Zeitraum kann monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich eingestellt werden. Das Startdatum ist individuell festlegbar und markiert den Anfang des gewählten Zeitraums.
Personal-Feld: Ein zusätzliches Personal-Feld kann als Mengenreferenz verwendet werden. Auch hier kann der Zeitraum monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich definiert werden, wobei das Startdatum den Beginn des Zeitraums kennzeichnet.
Häufigkeitsgruppe: Die Überprüfung basiert auf einer zuvor definierten Häufigkeitsgruppe. Es stehen alle zuvor erstellten Häufigkeitsgruppen zur Auswahl.
Buchung
Wenn versucht wird, eine Buchung vorzunehmen, die den festgelegten Wert übersteigt, erscheint eine Benachrichtigung mit dem Text: „Die Buchung übertrifft die zulässige Häufigkeit“. In diesem Fall wird die Buchung nicht akzeptiert.
