Pausen
Erhalten Sie hier eine umfassende Übersicht über die Möglichkeiten der Pausenregelung. In den kommenden Abschnitten werden wir detailliert auf die verschiedenen Funktionen von NovaTime eingehen, um Ihnen eine vollständige Anleitung zur Nutzung der NovaTime-Software zu bieten.
Die unterschiedlichen Pausen
Das Gesetz schreibt vor, dass nach bestimmten Arbeitszeiten eine Erholungspause eingelegt werden muss, damit sich der Mitarbeiter erholen kann. Natürlich könnte man den Mitarbeitern die Verantwortung übertragen, beim Pausenbeginn eine „Gehen“-Buchung und bei der Rückkehr eine „Kommen“-Buchung zu machen.
Jedoch könnte dies bedeuten, dass der Mitarbeiter gezwungen ist, das Buchungsterminal zu verwenden, was aufgrund der räumlichen Gegebenheiten nicht immer praktikabel ist. Zudem müssten die Aufzeichnungen überprüft werden, um sicherzustellen, dass die Pausen auch tatsächlich genommen werden. Um diese Komplexität zu vermeiden, wird der Pausenabzug häufig automatisch vom System durchgeführt.
Dabei differenzieren wir zwischen drei verschiedenen Methoden des Pausenabzugs.
Feste Pause
Die Registrierung dieser Pause wird als Start- und Endzeit angegeben, beispielsweise von 09:00 bis 09:15 Uhr. In diesem Zeitraum wird die Zeiterfassung pausiert, was einen Pausenabzug von 15 Minuten bedeutet. Diese Art der Pause wird insbesondere dann bevorzugt, wenn es eine festgelegte Arbeitszeit gibt und/oder der Mitarbeiter während der Pause keine Buchung vornimmt. Der Hauptvorteil dieser Pausenmethode ist ihre klare Struktur und die einfache Verständlichkeit für den Mitarbeiter.
Variable Pause
Diese Pausenmethode wird häufig für die Mittagszeit ausgewählt, um sicherzustellen, dass die Pause korrekt berechnet wird, selbst wenn der Mitarbeiter eine Pausenbuchung vornimmt. Hierbei wird ein Zeitraum, z.B. von 11:00 bis 14:00 Uhr, sowie ein Mindestpausenabzug, z.B. 30 Minuten, festgelegt.
Das bedeutet: Innerhalb dieses Zeitraums kann der Mitarbeiter Pausenbuchungen vornehmen („Gehen“/„Kommen“). Das System überprüft dann, ob die gesamte Pausenzeit den Mindestabzug von 30 Minuten erreicht oder übersteigt. Wenn ja, erfolgt kein zusätzlicher Abzug. Wenn die Pausenzeit jedoch kürzer ist, zieht das System die Differenz ab, um insgesamt 30 Minuten zu erreichen. Wenn der Mitarbeiter innerhalb dieses Zeitraums überhaupt keine Pause macht, werden automatisch 30 Minuten abgezogen.
Ein spezieller Fall tritt auf, wenn der Mitarbeiter seine Arbeit während des festgelegten Pausenzeitraums beendet. Wenn er z.B. um 13:00 Uhr geht und nicht zurückkehrt, erkennt das System die Abwesenheit von 13:00 bis 14:00 Uhr als Pause und zieht keine weiteren Minuten ab. Das Gleiche gilt, wenn der Mitarbeiter seine Arbeit während der Pausenzeit beginnt, z.B. um 12:00 Uhr. Die Zeit vor Arbeitsbeginn, also von 11:00 bis 12:00 Uhr, wird als Pause gewertet.
Dieses Beispiel verdeutlicht, dass die variable Pausenregelung, da sie uhrzeitabhängig ist, bei stark variierenden Arbeitszeiten nicht immer das gewünschte Ergebnis liefert.
AZG-Pause bzw. anwesenheitszeitabhängige Pause
Diese Pausenmethode eignet sich besonders für Teilzeitbeschäftigte, die bei einer Arbeitszeit von bis zu 6 Stunden in der Regel keine Pause benötigen. Überschreiten sie diese Zeit, wird eine Pause automatisch abgezogen. Sie ist auch ideal für Mitarbeiter mit ständig wechselnden Arbeitszeiten, da der Abzug basierend auf der Gesamtanwesenheit und nicht auf festen Uhrzeiten erfolgt.
Beispiel: Ein Abzug von 30 Minuten wird automatisch nach 6 Stunden Arbeitszeit vorgenommen. Das System stoppt die Zeiterfassung nach 6 Stunden und setzt sie nach 30 Minuten fort. Wenn der Mitarbeiter während seiner Arbeitszeit Pausenbuchungen vornimmt, berücksichtigt das System diese. Nach 6 Arbeitsstunden wird die festgelegte Pause abgezogen, wobei bereits gemachte Pausenbuchungen angerechnet werden. Wenn die Summe der Pausenbuchungen 30 Minuten oder mehr beträgt, erfolgt kein weiterer Abzug. Ohne Pausenbuchung werden die vollen 30 Minuten abgezogen.
Es ist auch möglich, mehrere automatische Pausen einzurichten. Zum Beispiel könnte nach 9 Arbeitsstunden eine zusätzliche Pause abgezogen werden. Diese zusätzliche Pause wird zur ersten hinzugefügt. Wenn die erste Pause 30 Minuten beträgt und die zweite 15 Minuten, muss bei der Eingabe der zweiten Pause eine Gesamtpausenzeit von 45 Minuten (30 + 15) angegeben werden.
GLZ-Pause
Die GLZ-Pause funktioniert ähnlich wie die AZG-Pause, weist jedoch eine Besonderheit auf: Sie berücksichtigt Pausen, die der Mitarbeiter später während seiner Arbeitszeit bucht. Dies verhindert, dass das System eine automatische Pause abzieht und zusätzlich die manuell gebuchte Pause des Mitarbeiters fehlt.
Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Ein Mitarbeiter hat eine festgelegte Pause von 30 Minuten nach 6 Arbeitsstunden. Er entscheidet sich jedoch, seine Pause nach 7 Arbeitsstunden von 15:00 bis 15:30 Uhr zu nehmen.
Mit der AZG-Pause würde das System automatisch eine Pause nach 6 Arbeitsstunden von 14:00 bis 14:30 Uhr abziehen. Wenn der Mitarbeiter dann seine manuelle Pause von 15:00 bis 15:30 Uhr bucht, würde diese zusätzlich fehlen, da das System sie nicht als Pause erkennt.
Die GLZ-Pause hingegen berücksichtigt die manuell gebuchte Pause des Mitarbeiters zwischen dem ersten Einloggen und dem letzten Ausloggen. Im obigen Beispiel würde die manuell gebuchte Pause von 15:00 bis 15:30 Uhr als tatsächliche Pause angesehen und kein weiterer Abzug vorgenommen werden. Dies stellt sicher, dass die Arbeitszeit des Mitarbeiters korrekt erfasst und nicht doppelt abgezogen wird.
GLH-Pause
Die GLH-Pause ähnelt der GLZ-Pause, weist jedoch eine spezifische Besonderheit auf: Bei Erreichen eines festgelegten Schwellenwerts wird die Pause konsequent abgezogen.
Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Wenn eine GLH-Pause von 30 Minuten nach 6 Arbeitsstunden festgelegt ist und ein Mitarbeiter 6 Stunden und 5 Minuten arbeitet, wird seine effektive Arbeitszeit als 5 Stunden und 35 Minuten erfasst. Dies liegt daran, dass die 30-minütige Pause konsequent abgezogen wurde, sobald der Schwellenwert von 6 Stunden erreicht war. Dies stellt sicher, dass die Pause immer und unabhängig von weiteren Aktivitäten des Mitarbeiters abgezogen wird.
Beispiel
Übersicht
KO/GE
KO/GE
gerechnete Pause:
gilt nicht als Pause:
IstStd:
AZG-Pause
8:00 – 15:00
15:30 – 16:30
14:00 – 14:30
15:00 – 15:30
7,5 Std
GLZ-Pause
8:00 – 15:00
15:30 – 16:30
15:00 – 15:30
—————-
8 Std
