Helpcenter
In unserem Helpcenter finden sich nützliche Informationen und Antworten rundum NovaTime und uns. Falls Ihre Frage nicht beantwortet wurde unterstützen wir Sie während unserer Bürozeiten an Werktagen ab 8:00 Uhr gern persönlich und unverbindlich.
Ihr NovaTime FAQ
Ihr Beratungsteam
Ja, da unsere Software von einem modernem Design profitiert, möchten wir Ihnen das auch demonstrieren und Sie nicht blind ein Produkt erwerben lassen.
Genehmigungen
Ihr Supportteam
Berichte
Listen bezüglich Fehlzeiten, Lohn & Kostenstellen, Statistik, Zutrittsliste uvm.
Einrichtung & Installation
Rollen und Rechte
Zugriffsberechtigungen können individuell vergeben werden. Es gibt die Möglichkeit der Stufenvergabe (z.B. Abteilungen, Projekte, Gesamtansicht o.Ä.)
Es gibt die Nutzerrollen, die Managementrollen und die Administratoren.
Personalakte
- Verwaltungsaccount: bei der Userverwaltung
- Nutzeraccount: das HR-Management muss diverse Änderungen vornehmen wie u.a. Beginn / Ende der Zeiterfassung und Austrittsdatum
Allgemeine Einstellungen
- In NovaTime existieren vorgefertigt die Sprachen Englisch und Deutsch, welche nur für das gesamte System eingestellt werden können.
- Unsere DT-20 Terminals bieten eine separate Anpassung der Sprache.
Mitarbeiter können aus der Übersicht gelöscht werden, aber im Datensatz bleiben Sie erhalten. Die Erfassung der Buchungen wird nach dem Austrittsdatum aufgehoben und die Userlizenz kann neu vergeben werden.
Abwesenheit, Urlaub und Krankheit
Ja, über eine manuelle Korrekturbuchung oder über V-Regeln
- Ohne die Option Workflow: HR-Management beauftrage.
- Mit der Nutzung vom Workflow: Beantragung können im Workflow-Modul aufgegeben werden.
- Wenn Sie keinen Workflow einsetzen: HR-Management muss eine Vertretung einstellen
- Wenn Sie den Workflow nutzen: Bei einer Antragsstellung kann eine Vertretungswahl erfolgen. Diese kann mit einer Genehmigungsabfrage hinterlegt werden.
Sie können einen eigenen Fehlzeitenkalender erstellen oder eine individuelle Buchungsart definieren und die bei allen Mitarbeiter hinterlegen.
In Novatime gibt es eine vorgegebene Buchungszeit „Elternzeit“
- Anderenfalls kann man über das Lampentableau / Browserterminal ein Sonderfeld hinterlegen.
- Die Mitarbeiter haben entweder keine verfügbaren Urlaubstage mehr oder das Verfallsdatum wurde überschritten.
- Es kann sich um einen Übertragungsfehler handeln.
Tablet Kompatibilität
Ja, die beiden Optionen App und Browserterminal können auf einem Android oder iOS Gerät verwendet werden. Die Installation von NovaTime muss aber auf einem Server oder in unserer Cloud erfolgen.
Update
- Wir empfehlen Ihnen das nicht allein durchzuführen, da es zu erheblichen Fehlern sowie Datenbruch kommen kann.
Gehalt und Lohnbuchhaltung
Entweder die Kurzarbeit wird über eine Buchungsart ausgewertet oder es wird ein individueller Arbeitsplan erstellt. Dieser muss bei den Betreffenden hinterlegt werden.
Login und Datensicherheit
- Es wird nur der Standort während der Buchung erfasst, welcher nur die HR-Abteilung einsehen kann.
- Die Nutzung der Option ist freiwillig und nicht in der Basis App enthalten.
- Verwaltungsaccount: Userverwaltung
- Nutzeraccount: HR-Management muss Änderungen vornehmen wie u.a. Beginn / Ende der Zeiterfassung und Austrittsdatum
- Bei der NovaTime Basissoftware wird das Passwort über die Userverwaltung zurückgesetzt.
- Im NovaTime Workflow ändert die HR-Abteilung Ihr Passwort im Personalstamm ab.
Am Besten Sie warten wenige Minuten ab und bestätigen nicht mit OK. Das kann zu Datenbruch und einem Systemausfall führen.
Häufige Meldungen
- Diese Benachrichtigung signalisiert, dass der NovaTime Client keine Kommunikation mit dem ZDB-Server aufbauen kann. Es wäre ratsam, dass Sie oder Ihr IT-Team überprüfen, ob der ZDB-Server korrekt läuft und im Netzwerk zugänglich ist.
Der Datensatz, den Sie speichern möchten, wurde in der Datenbank entweder nicht identifiziert oder noch nicht erstellt. Es gibt zwei mögliche Gründe für diese Benachrichtigung:
- Möglicherweise wurde versucht, ein leeres Formular zu speichern. In solch einem Fall sollten Sie zunächst einen Datensatz auswählen, beispielsweise durch Betätigen der Schaltfläche „Holen“.
- Sie möchten einen neuen Datensatz zum System hinzufügen. Hier sollten Sie zu Beginn auf die Schaltfläche „Anlegen“ klicken, um den Datensatz in der Datenbank zu erstellen. Danach können Sie den Datensatz wie gewohnt speichern.
In Systemen mit mehreren Benutzern kann es passieren, dass verschiedene Benutzer gleichzeitig denselben Datensatz bearbeiten. Diese Benachrichtigung dient dazu, Sie darauf aufmerksam zu machen, dass die Daten in der Zwischenzeit geändert wurden, um Datenverlust beim Speichern zu vermeiden.
Wenn diese Benachrichtigung bei einem bestimmten Datensatz wiederholt erscheint, obwohl er nur von einem Benutzer geöffnet wurde, könnte eine Systemreorganisation notwendig sein. Nähere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Reorganisation“.
In NovaTime wird bei einer vorgesehenen Änderung eine Abfrage zum Startdatum der Änderung angezeigt. Wenn zwischen dem gewählten Datum und dem aktuellen Datum bereits eine andere Änderung vorgenommen wurde, fragt das System nach, ob diese vorherige Änderung ebenfalls ersetzt oder beibehalten werden soll.
Als Beispiel: Wenn im Personalstamm der Arbeitsplan zum 01.04. geändert wird, können je nach Auswahl verschiedene Datensätze resultieren. Die folgende Übersicht verdeutlicht die möglichen Szenarien und Ergebnisse.
Um einen neuen Eintrag im Personalstamm von NovaTime zu erstellen, ist es erforderlich, dass zumindest eines der drei vorgesehenen Felder ausgefüllt wird. Diese Anforderung stellt sicher, dass eine angemessene Auswahl innerhalb der Software gewährleistet ist.
Die beiden genannten Felder sind miteinander verknüpft. Wenn Sie eines davon (beispielsweise die DIN-Nr) entfernen möchten, müssen Sie auch das zugehörige andere Feld löschen. Beide Felder müssen synchron bearbeitet werden.
Ein Löschen von Daten in NovaTime ist nicht zulässig, solange diese Daten noch an anderer Stelle im System referenziert oder genutzt werden. Ein Arbeitsplan, der beispielsweise nur für einen Tag festgelegt wurde, bleibt für zwei Jahre im System gespeichert. Dieses Verfahren stellt sicher, dass NovaTime stets die Fähigkeit besitzt, Daten rückwirkend korrekt zu berechnen.
Diese Benachrichtigung tritt auf, wenn in NovaTime für die Buchungsart "Urlaub" die Option "mit Resturlaubsprüfung" eingeschaltet ist. Wenn ein Mitarbeiter versucht, Urlaub zu buchen und dabei seinen verfügbaren Urlaubsanspruch übersteigt, wird diese spezifische Meldung ausgelöst. Es dient als Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nicht mehr Urlaub buchen, als ihnen tatsächlich zusteht. Bei Erhalt dieser Meldung sollte der Mitarbeiter seinen aktuellen Urlaubsanspruch überprüfen und gegebenenfalls die Buchungsanfrage anpassen.
In der Buchungsart ist die Option "Häufigkeitsprüfung" aktiviert. Detaillierte Informationen hierzu können Sie im Abschnitt "Häufigkeitsgruppen" nachlesen.
Support
wir sind Ihr verlässlicher Partner, wenn es um Support bei Problemen geht. Unser engagiertes Support-Team steht Ihnen jederzeit zur Seite, um sicherzustellen, dass Sie reibungslos und effizient arbeiten können. Egal, ob Sie auf technische Herausforderungen stoßen oder Fragen zur Nutzung haben, wir sind hier, um Ihnen kompetente Lösungen anzubieten.
