Urlaubs-Komfortmodul
Erhalten Sie hier eine umfassende Übersicht über das Urlaubs-Komfortmodul. In den kommenden Abschnitten werden wir detailliert auf die verschiedenen Funktionen von NovaTime eingehen, um Ihnen eine vollständige Anleitung zur Nutzung der NovaTime-Software zu bieten.
Urlaubs-Komfortmodul
Das Urlaubs-Komfortmodul stellt eine wertvolle Erweiterung der bestehenden Urlaubsverwaltung von NovaTime dar. Es bietet erweiterte Funktionen wie:
- Automatische Berechnung des Urlaubsanspruchs basierend auf Faktoren wie Alter, Betriebszugehörigkeit, Beschäftigungsart und -grad.
- Automatisierte Verfallsberechnung von Urlaubstagen zu einem definierten Zeitpunkt, wobei eine optionale Verzögerung berücksichtigt wird, falls der Urlaub bereits begonnen hat.
- Automatische Anspruchsberechnung für Teilmonate.
Für eine präzise Berechnung ist es notwendig, sowohl das Geburts- als auch das Eintrittsdatum jedes Mitarbeiters zu kennen. Wenn das Eintrittsdatum innerhalb des aktuellen Jahres liegt, wird der Urlaubsanspruch basierend auf 1/12 des Jahresanspruchs für jeden vollen Monat bis zum Jahresende kalkuliert.
Dieses Modul, das durch verschiedene Benutzeroberflächen miteinander verknüpft ist, wird in diesem Abschnitt durch ausgewählte Beispielkonfigurationen detailliert beschrieben. Das Hauptziel des Urlaubs-Komfortmoduls ist es, den administrativen Aufwand durch automatisierte Urlaubsberechnungen zu minimieren. Es deckt viele Anforderungen ab, hat jedoch in bestimmten Situationen, wie einem Wechsel von einer „5 Tage-Woche“ zu einer „3 Tage-Woche“ innerhalb eines Jahres, seine Limitationen. In solchen Fällen wird empfohlen, die Urlaubsberechnung manuell durchzuführen, um Genauigkeit sicherzustellen.
Beschäftigungsgrad
Das Beschäftigungsgrad-Feld kann über den Menüeintrag „Basisdaten“ aufgerufen werden. Es setzt sich aus einer Nummer (numerisch, bis zu 5 Stellen) und einer textlichen Bezeichnung zusammen. Dieses Kriterium ermöglicht eine detailliertere und automatisierte Urlaubsberechnung. Für eine vollständige Konfiguration sind zusätzliche Einstellungen in den Bereichen „Urlaubsanspruch“ und „Personalstamm“ erforderlich.
Es wird empfohlen, bestimmte Standardangaben zu berücksichtigen. Diese Vorschläge dienen lediglich als Orientierung und sind nicht verpflichtend. Der Eintrag „10 manuell“ wird als Auswahlkriterium für die manuelle Urlaubseingabe verwendet. Dies setzt voraus, dass im Bereich „Urlaubsanspruch“ kein Plan mit dem Beschäftigungsgrad Nr. 10 definiert ist.
Urlaubsanspruch
Im Menübereich „Basisdaten“ finden Sie den Unterpunkt „Urlaubsanspruch“. Hier können bis zu 999 verschiedene Anspruchsprofile erstellt werden. In einer übersichtlichen Tabelle legen Sie fest, welcher Urlaubsanspruch je nach Alter oder Betriebszugehörigkeit gewährt wird. Dies geschieht unter Berücksichtigung von Beschäftigungsart und -grad.
Die Kombination aus Beschäftigungsart und -grad bestimmt die Anwendbarkeit des jeweiligen Anspruchsprofils. Sie können entweder eine spezifische Auswahl treffen oder alle Optionen berücksichtigen. Abbildung 60 zeigt beispielsweise einen Plan für eine Arbeitswoche von fünf Tagen.
Innerhalb der verschiedenen Registerkarten legen Sie den Anspruch für die automatische Berechnung fest. Es ist möglich, verschiedene Anspruchsarten zu kombinieren, wobei die jeweils berechneten Ansprüche summiert werden. Bei einer Kombination werden in der Regel die Haupttage nach einer Methode und zusätzliche Tage nach einer anderen Methode berechnet.
Das System bietet auch Optionen zur Behandlung von Nachkommastellen im Ergebnis und zur Berücksichtigung von Teilmonaten bei der Anspruchsberechnung. Darüber hinaus können Sie ein Verfallsdatum für nicht genommenen Urlaub aus dem Vorjahr festlegen und bestimmen, wann das Urlaubsjahr beginnt.
Ein besonderes Merkmal ist der verzögerte Urlaubsverfall, der berücksichtigt, ob zum Zeitpunkt des Verfallsdatums Urlaub genommen wurde. Dies ermöglicht es, Urlaub aus dem Vorjahr über das Verfallsdatum hinaus zu nutzen. Dies gilt nicht nur für Urlaub, sondern auch für andere Abwesenheitsarten, wie Krankheit.
Beachten Sie, dass nicht alle Optionen standardmäßig sichtbar sein könnten. Sie können jedoch in den Systemeinstellungen von NovaTime aktiviert werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im „Handbuch Administration“. Es wird empfohlen, sechs Pläne basierend auf dem Beschäftigungsgrad zu erstellen, wie im Abschnitt „Beschäftigungsgrad“ beschrieben. Das Verfahren zur automatischen Berechnung wird im folgenden Abschnitt „Personalstamm“ dargelegt.
Personalstamm
Sobald die Pläne für den automatischen Urlaubsanspruch festgelegt sind, müssen noch entsprechende Einträge im Personalstamm vorgenommen werden. Hierfür stehen die Auswahlmöglichkeiten „Beschäft. Art“ und „Beschäft. Grad“ zur Verfügung. Wenn ein passender Plan identifiziert wird, wird dieser dem Mitarbeiter automatisch zugeordnet. Das Feld „Jahresanspruch“ wird dann als „nicht änderbar“ markiert (siehe Abb. 61). Die zugrundeliegende Vorgabe stammt direkt aus dem festgelegten Urlaubsplan, welcher im benachbarten Textfeld angezeigt wird.
Sollte für einen Mitarbeiter basierend auf seiner Beschäftigungsart und -grad kein passender Plan vorhanden sein, wird das Feld „Jahresanspruch“ als editierbar (weiß) dargestellt. Hier kann der Jahresanspruch dann manuell eingegeben werden. Dies gilt insbesondere, wenn der Beschäftigungsgrad „10 manuell“ aus den Beispielen verwendet wird, da hierfür kein spezifischer Urlaubsplan existiert.
Wenn im zugeordneten Plan ein Verfallsdatum festgelegt ist, wird im Bereich Urlaubsverwaltung das Feld „Autom. Verfallsberechnung“ sichtbar. Hier wird angezeigt, wie viele Urlaubstage aus dem vorherigen Jahr verfallen sind.
