Berechtigungen
Erhalten Sie hier eine umfassende Übersicht über die Berechtigungseinstellungen der NovaTime. In den kommenden Abschnitten werden wir detailliert auf die verschiedenen Funktionen von NovaTime eingehen, um Ihnen eine vollständige Anleitung zur Nutzung der NovaTime-Software zu bieten.
Überstundenberechtigt
Durch einen Klick in dieses Feld wird der Mitarbeiter als „Überstundenberechtigt“ eingestuft. Dies hat folgende Auswirkungen:
Jeder Tagesplan besteht aus 2 festen Zeilen: „Zeitzählbereich“ und „Zeitzählbereich mit Überstundenberechtigung“. Mit der Überstundenberechtigung wird der zweite Zeitzählbereich aktiviert, der dem Mitarbeiter unterschiedliche Arbeitszeitgrenzen bietet. Ist das Feld „Zeitzählbereich mit Überstundenberechtigung“ leer, gilt sogar ein 24-Stunden-Zeitzählbereich von 0 bis 24 Uhr. Wenn der Mitarbeiter jedoch nicht als „Überstundenberechtigt“ markiert ist und der „Zeitzählbereich“ nicht definiert ist, werden keine Anwesenheitszeiten erfasst.
Eine weitere Auswirkung zeigt sich in den Tagesplänen, insbesondere bei Verwendung von Zeilen wie „Überstunden ab Arbeitszeit“, „Überstunden von-bis Uhrzeit“ oder „Überstunden am Feiertag ab Arbeitszeit“. Diese Tagesplanzeilen berücksichtigen Überstunden erst, wenn der Mitarbeiter als überstundenberechtigt eingestuft ist.
Das Bedingungsfeld „rechnen je nach Überstundenberechtigung oder Bezahlen“ in den Lohnarten reagiert ebenfalls entsprechend und ermöglicht eine gesteuerte Befüllung der jeweiligen Lohnart.
Überstunden bezahlen
Innerhalb von NovaTime existieren zwei separate Zeitspeicher für Überstunden:
Wenn die Option „Überstunden bezahlen“ nicht aktiviert ist, werden die Überstunden im Guthaben für Überstunden (Guthaben Üstd) gespeichert.
Wenn die Option „Überstunden bezahlen“ aktiviert ist, werden die Überstunden im Bereich der bezahlten Überstunden (bezahlte Üstd) gespeichert.
Der Unterschied besteht darin, dass „bezahlte Üstd“ am Ende des Monats (oder am Ende der jeweiligen Abrechnungsperiode) auf 0,00 zurückgesetzt werden, da sie ausgezahlt werden. „Guthaben Üstd“ hingegen fungiert wie ein „Konto“ und bleibt bestehen. Es kann genutzt werden, um beispielsweise Freizeittage oder Brückentage auszugleichen, indem Buchungen darauf vorgenommen werden.
Hinweis: Wenn die Überstundenberechtigung nicht dauerhaft sein soll, empfiehlt es sich, diese bei Bedarf durch entsprechende Buchungen einzugeben (zum Beispiel mittels der Buchungsarten „200 ÜStd. berechtigt“ oder „240 ÜStd von UZ bis UZ“).
Arbeitszeit beginnt am Vortag ab xx:xx Uhr
Die Verwendung dieses Feldes ist nur in speziellen Situationen erforderlich und betrifft die Zuordnung von Stunden bei Arbeitszeiten, die die Mitternacht überschreiten.
Ohne eine Eintragung in dieses Feld gilt folgende Regel: Die berechneten Stunden werden dem Tag zugeordnet, an dem die Arbeit mit einer Kommen-Buchung begonnen wurde. Ein Beispiel: Wenn jemand am 3. Januar um 22:00 Uhr kommt und am 4. Januar um 6:00 Uhr geht, werden die Stunden normalerweise dem 3. Januar zugeordnet. Dabei wird der Tagesplan für den 3. Januar verwendet.
In besonderen Fällen kann jedoch gefordert sein, dass die Stunden dem Tag zugeordnet werden, an dem die Arbeit mit einer Gehen-Buchung beendet wurde (also dem nächsten Tag). Um dies zu erreichen, tragen Sie beispielsweise Folgendes in das Feld ein: „Arbeitszeit beginnt am Vortag ab 2000 Uhr“ ( = Vortag). Dies bewirkt, dass die berechneten Stunden auf den 4. Januar eingetragen werden, wenn die Arbeit am 3. Januar um 20:00 Uhr oder später begonnen hat. In diesem Fall gilt der Tagesplan für den 4. Januar.
Beachten Sie: Der Tagesplan muss entsprechend angepasst werden. Dies betrifft sowohl die Zeitzählbereiche als auch alle Uhrzeitbereiche.
Beispiel ohne „Feld Vortag“: Zeitzählbereich 22:00 – 30:00 Uhr (von heute auf morgen) Beispiel mit „Feld Vortag“: Zeitzählbereich 22*00 – 06:00 Uhr (von gestern auf heut
Dienstgang-Berechtigung
Diese spezielle Berechtigung betrifft die Taste am Terminal, die das „Dienstgang-Symbol“ trägt. Ohne die entsprechende Berechtigung oder bei Auswahl von „0 – keine“, wird ein Buchungsversuch des Mitarbeiters mit dieser Taste vom Terminal abgelehnt. Abhängig vom Terminal kann eine Meldung erscheinen, die darauf hinweist, dass keine Berechtigung für den Dienstgang vorliegt.
Mit der Berechtigung „1 – Ja“ kann die Taste genutzt werden, indem ein anwesender Mitarbeiter bei Bedarf eine Dienstgang-Gehen-Buchung vornimmt. Die Rückkehr vom Dienstgang erfolgt ausschließlich über eine Kommen-Buchung. Das Ergebnis davon ist, dass die Zeit der Dienstgang-Abwesenheit in die Berechnung einfließt. Falls die Pause in diese Zeit fällt, wird sie entsprechend berücksichtigt und abgezogen.
Bei der Berechtigung „2 – Ausgleich“ gelten die oben genannten Funktionen von Berechtigung 1 in vollem Umfang. Zusätzlich eröffnen sich folgende Szenarien:
a) Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, morgens eine Dienstgang-Kommen-Buchung durchzuführen. Dabei wird die Zeit vor dieser Buchung in die Berechnung einbezogen. Die genaue Zeitspanne ist im Tagesplan in der Zeile „Ausgleichsgrenzen-Dienstgang“ im entsprechenden Uhrzeitfeld festzulegen.
b) Ebenso kann der Mitarbeiter unter Umständen darauf verzichten, am selben Tag durch eine Kommen-Buchung zurückzukehren. In diesem Fall berechnet das System die Zeit weiter bis zur Uhrzeit, die im Tagesplan im rechten Uhrzeitfeld angegeben ist, sofern keine Rückkehr vom Dienstgang verzeichnet wurde.
c) Zusätzlich ist es durch die Option „Auffüllen Sollzeit bei Dienstgang“ im Tagesplan möglich, eine Angleichung an die Sollzeit herbeizuführen.
