Tagesgesplan
Erhalten Sie hier eine umfassende Übersicht über den Tagesplan in der NovaTime. In den kommenden Abschnitten werden wir detailliert auf die verschiedenen Funktionen von NovaTime eingehen, um Ihnen eine vollständige Anleitung zur Nutzung der NovaTime-Software zu bieten.
Konzeption des Tagesplans für präzise Verrechnung
Der Tagesplan bildet die Grundlage für die tageweise Verrechnung der Arbeitszeit. Hierbei stehen Ihnen eine Vielzahl von Anpassungsoptionen zur Verfügung, die Sie je nach Bedarf durch Feldauswahl flexibel einsetzen können.
Angesichts der unterschiedlichen Anforderungen für verschiedene Wochentage und Schichten ermöglicht NovaTime die Erstellung von bis zu 9999 individuellen Tagesplänen. Es empfiehlt sich, eine prägnante Kurzbezeichnung für jeden Tagesplan zu wählen, um eine klare Aussage über seine Bedeutung zu treffen.
Der Tagesplan enthält drei feste Felder: „Tagessollzeit“, „Zeitzählbereich“ und „Zeitzählbereich mit Üstd-Berechtigung“. Die „Tagessollzeit“ gibt die vertraglich festgelegte Arbeitsstundenzahl für den jeweiligen Mitarbeiter an, während der Tagesplan an einem Kalendertag gültig ist.
Der „Zeitzählbereich“ legt den Zeitrahmen fest, innerhalb dessen die Anwesenheitszeit des Mitarbeiters erfasst wird. Da dieser Zeitrahmen bei überstundenberechtigten Mitarbeitern oft anders ist, existiert zusätzlich ein „Zeitzählbereich mit ÜStd-Berechtigung“.
Die Regelung lautet wie folgt:
- Ist ein Mitarbeiter nicht überstundenberechtigt, gilt der „Zeitzählbereich“.
- Ist ein Mitarbeiter überstundenberechtigt, kommt der „Zeitzählbereich mit ÜStd-Berechtigung“ zur Anwendung.
- Falls ein Mitarbeiter überstundenberechtigt ist und die Angaben im Feld „Zeitzählbereich mit ÜStd-Berechtigung“ leer sind, wird die gesamte Anwesenheit als Arbeitszeit gezählt (rund um die Uhr).
- Ist ein Mitarbeiter nicht überstundenberechtigt und das Feld „Zeitzählbereich“ leer, wird keine Anwesenheitszeit erfasst.
Bitte beachten Sie, dass für Arbeitszeiten nach Mitternacht, wie beispielsweise in Schichtarbeit, die Abschnitte „Beispiel für ein 3-Schicht-Modell mit automatischem Wechsel“ und „Mitternachtsübergreifende Arbeitszeiten“ ebenfalls relevant sind.
Funktionen
Für eine individuelle Gestaltung Ihrer Verrechnungen stehen Ihnen bis zu 8 Zeilen pro Seite zur Verfügung. Die Auswahl der verschiedenen Varianten erfolgt durch Klicken auf den Button (Pull-Down-Pfeil) am linken Rand der Maske. Hierbei können Sie Pausen, Kernzeiten, Überstundenzeiten und mehr nach Belieben kombinieren.
Beim Zusammenstellen der Verrechnungen ist die Reihenfolge in den meisten Fällen nicht entscheidend, da NovaTime automatisch die erforderliche Chronologie für die Verrechnung ermittelt. Sie haben die Freiheit, beispielsweise zuerst alle Kernzeiten und anschließend alle Pausenzeiten zu definieren.
Sobald eine Seite mit Funktionen gefüllt ist, wird dies durch ein Sternchen (*) neben der Nummer kenntlich gemacht.
Zur Verfügung stehende Rechenvarianten
Die Zeiterfassung bietet verschiedene Rechenvarianten, die flexibel an die Anforderungen angepasst werden können. Diese Varianten ermöglichen die genaue Berechnung der Arbeitszeit und Pausenregelungen. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der verfügbaren Rechenvarianten:
Kernzeit
Die Kernzeit definiert die Zeitspanne, in der Anwesenheitspflicht besteht. Wenn ein Mitarbeiter jedoch innerhalb dieser Kernzeit nicht durchgängig anwesend ist, wird dies in der Abweichungsliste als „Buchung in Kernzeit“ vermerkt.
Kernzeit (ohne Pausenanrechnung)
Ähnlich zur normalen Kernzeit wird hier eine Abwesenheit in der Kernzeit nicht als Pause angerechnet, sondern als normale Abwesenheit behandelt. Der Mitarbeiter wird dazu angehalten, Pausen während der vorgesehenen Pausenzeiten zu nehmen.
Pausen
Pause – Fest
In diesem Zeitbereich erfolgt keine Zeitzählung, und Pausen werden nicht berücksichtigt.
VAR-Pause von-bis Uhrzeit
Diese Variante gibt eine Mindestpause vor, die innerhalb einer bestimmten Zeitspanne genommen werden muss.
AZG-Pause nach Arbeitszeit
Die AZG-Pause definiert eine Mindestpause, die nach einer angegebenen Arbeitszeit genommen werden muss. Die Arbeitszeit darf nicht kürzer sein als die vorgeschriebene Pausenzeit.
GLZ-Pause nach Arbeitszeit
Diese Variante legt eine Mindestpause fest, die innerhalb der Arbeitszeit genommen werden muss. Auch hier darf die Arbeitszeit nicht kleiner sein als die vorgeschriebene Pausenzeit.
GLH-Pause nach Arbeitszeit
Ähnlich zur GLZ-Pause wird hier eine Mindestpause innerhalb der Arbeitszeit festgelegt, jedoch mit einem harten Pausenabzug.
Die Pausen gliedern sich grundlegend in zwei Kategorien: Pausen, die nach der Uhrzeit festgelegt sind (Pause-Fest und VAR-Pause), sowie solche, die von der Arbeitszeit abhängen (VAR-, GLZ- und GLH-Pause). Wenn diese beiden Gruppen kombiniert werden, ist es wichtig sicherzustellen, dass der Abzug von Pausen, die von der Arbeitszeit abhängen, nicht mit dem Abzug von Pausen, die nach der Uhrzeit festgelegt sind, kollidiert. Ein Beispiel verdeutlicht dies: Der Abzug der GLZ-Pause sollte nicht in den Zeitraum der VAR-Pause fallen.
Es ist zu beachten, dass bei der Anwendung von V-Regeln die Reihenfolge berücksichtigt wird. Dadurch werden Vorschriften, die weiter oben (pro Seite) und weiter links (insgesamt) stehen, zuerst umgesetzt. V-Regeln mit Ko/Ge/DG-Ko/DG-Ge sind von dieser Regelung ausgenommen. Zusätzlich spielt die Reihenfolge der Pausen eine Rolle, wenn die Option „mit TPZ-Pausenfolge“ in den Systemeinstellungen aktiviert ist. Dadurch werden die Pausen entsprechend angeordnet.
In Situationen wie z.B. 15:00 – 22:00 Uhr, in denen eine Abwesenheit auftritt, wird dies nicht als Pause betrachtet (Beispiel mit GLZ-Pause2). In solchen Fällen zieht das System diesen Zeitraum nicht zur Ermittlung von Pausen heran. Ein konkretes Beispiel verdeutlicht dies: Angenommen ein Mitarbeiter arbeitet von 06:00 – 15:00 Uhr und nimmt abends an einer einstündigen bezahlten Sitzung teil. NovaTime erkennt, dass während des „eigentlichen Arbeitszeitraums“ von 06:00 – 15:00 Uhr keine Pause eingelegt wurde, und wird daher automatisch eine 30-minütige Pause abziehen. Dieses Verhalten entspricht der TP-Zeile „Kernzeit (ohne Pause)“.
Alternativ wird eine Abwesenheit, wie z.B. von 0,15 bis 1,00 Stunden, nur dann als Pause betrachtet, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind (Beispiel mit GLZ-Pause 2). Diese Alternative ermöglicht es, die Dauer der Abwesenheit in Betracht zu ziehen. Wenn der Abstand zur bezahlten Sitzung deutlich über 1 Stunde liegt, wird dies nicht als Pause gewertet. Im Gegensatz dazu wird eine Abwesenheit von beispielsweise 30 Minuten im Parameterbereich als tatsächliche Pause erfasst. Durch diese Einstellung lässt sich ebenfalls verhindern, dass kurze Abwesenheiten wie Raucherpausen oder Toilettengänge als Pausen gezählt werden.
Pausengutschrift
Diese Option gewährt eine Pausengutschrift in einer bestimmten Zeitspanne, wenn der Mitarbeiter in dieser Zeit eine Pause abwesend war. Hierbei werden nur gebuchte Pausen berücksichtigt.
Abweichung bei Pause (gebucht) weniger/mehr als
Wenn die gemachte Pause weniger oder mehr als die angegebene Zeit beträgt, erfolgt ein Eintrag in die Abweichungsliste.
Abweichung bei Arbeitszeit weniger/mehr als
Ähnlich zu den Pausenabweichungen werden auch Abweichungen bei der Arbeitszeit in die Abweichungsliste aufgenommen.
Maximale Arbeitszeit begrenzen auf
Diese Option legt die maximale zu verrechnende Anwesenheitszeit fest. Überschreitet diese den Wert, wird sie auf den angegebenen Wert gekappt.
Die beschriebenen Varianten finden Anwendung ausschließlich im Zusammenhang mit der AZG-, GLZ- und der GLH-Pause. Hingegen gelten sie nicht für die Pause-Fest und die VAR-Pause.
Teilanwesenheit
Teilanwesenheit abziehen in Zeitspanne
Wenn innerhalb des angegebenen Zeitraums eine 100%ige Anwesenheit gegeben ist, bleibt diese unverändert bestehen. Andernfalls wird eine teilweise Anwesenheit innerhalb des Zeitraums auf 0,00 Stunden reduziert. Dies wird deutlich anhand eines typischen Beispiels: Stellen Sie sich vor, es gibt keine zusätzlichen Minuten vor Arbeitsbeginn. Wenn der Arbeitstag um 08:00 Uhr beginnt und die „Teilanwesenheit abziehen in Zeitspanne“ von 07:30 bis 08:00 Uhr eingestellt ist, dann werden Zeiten zwischen 07:31 und 08:00 Uhr nicht zur Anwesenheit gezählt. Hingegen wird alles zwischen 07:30 oder früher berücksichtigt, sofern es sich im Zeitzählbereich befindet. Diese Funktionalität kann genauso angewandt werden, um keine zusätzlichen Minuten nach Arbeitsende zu erfassen.
Teilanwesenheit auffüllen in Zeitspanne
Falls innerhalb des angegebenen Zeitrahmens mindestens 1 Minute, jedoch weniger als 100% Anwesenheit verzeichnet ist, wird die Anwesenheitsdauer innerhalb dieses Zeitraums auf 100% aufgestockt. Ein veranschaulichendes Beispiel hierfür ist folgendes Szenario: Nehmen wir an, es wird die gesamte Zeit erfasst, auch wenn der Arbeitsbeginn aufgrund eines gleitenden Schichtwechsels später erfolgt. Wenn der reguläre Arbeitsbeginn um 08:00 Uhr liegt und die „Teilanwesenheit auffüllen in Zeitspanne“ von 08:00 bis 08:15 Uhr eingestellt ist, dann wird die Anwesenheitszeit rückwirkend ab 08:00 Uhr aufgefüllt, wenn der Mitarbeiter zwischen 08:00 und 08:14 Uhr erscheint. Falls er um 08:15 Uhr oder später eintrifft, wird die Zeit ab diesem Ankunftszeitpunkt gezählt.
Teilanwesenheit abziehen nach Arbzeit (von Std bis Std)
Falls die erfasste Anwesenheitszeit entweder den Wert „von Std“ unterschreitet oder den Wert „bis Std“ überschreitet, wird die Anwesenheitszeit nicht verändert. Liegt die erfasste Anwesenheitszeit jedoch zwischen diesen beiden Werten, wird sie auf den Wert „von Std“ begrenzt. Dieses Verfahren ähnelt dem Prinzip des „Abziehens in Zeitspanne“. Der Unterschied besteht darin, dass hier die Arbeitsstunden von etwaigen „Überminuten“ bereinigt werden, vorausgesetzt der definierte Zeitzählbereich ist entsprechend groß festgelegt. Zum besseren Verständnis ein Beispiel: Wenn die Einstellung „Teilanwesenheit abziehen von 08:00 Std – 08:29 Std“ lautet und ein Mitarbeiter bis zu 08:00 Std arbeitet, bleibt die Zeit unverändert. Wenn er beispielsweise 08:23 Std arbeitet, wird die Anwesenheitszeit auf 08:00 Std begrenzt. Arbeitet er hingegen 08:30 Std oder mehr, bleibt die erfasste Zeit unverändert.
Überstundenregelungen
Überstunden können nach einer bestimmten Arbeitszeit oder innerhalb einer Zeitspanne anerkannt werden. Diese Regelungen erfordern eine Überstundenberechtigung.
Überstunden ab Arbeitszeit
Diese Einstellung legt fest, nach wie vielen Arbeitsstunden zusätzliche Anwesenheitszeit als Überstunden betrachtet wird. Voraussetzung dafür ist die Berechtigung zur Ableistung von Überstunden.
Überstundenzeit von Uhrzeit bis Uhrzeit
Hier wird der Zeitrahmen definiert, innerhalb dessen die erfasste Anwesenheitszeit als Überstunden betrachtet wird. Auch hier ist die Berechtigung zur Überstundenableistung erforderlich.
Feiertagsüberstunden ab Arbeitszeit
Ähnlich wie „Überstunden ab Arbeitszeit“, jedoch erfolgt die Berechnung ausschließlich an Feiertagen.
Vorholzeit
Diese Einstellung legt fest, innerhalb welcher Anwesenheitszeit die Stunden dem Vorholzeit-Konto hinzugefügt werden sollen.
Lohnartenregelungen
Die Zeiterfassung ermöglicht auch die Zuweisung von spezifischen Lohnarten zu bestimmten Arbeits- oder Uhrzeitspannen. Dies ist nützlich, um Lohnarten je nach Arbeitszeit oder Uhrzeit zuzuordnen.
Lohnart nach Arbeitszeit
Hier legen Sie fest, innerhalb welcher Anwesenheitszeit die Stunden der angegebenen Lohnart zugeordnet werden sollen.
Lohnart nach Uhrzeit
Definiert einen Zeitrahmen, innerhalb dessen die erfasste Anwesenheitszeit zur angegebenen Lohnart zugeordnet wird.
Lohnart nach Arbeitszeit und Uhrzeit
Diese Option bestimmt, ab welcher Gesamt-Arbeitszeit (oder von-bis) die Stunden der angegebenen Lohnart zugewiesen werden sollen. Dabei gilt dies nur, wenn diese Arbeitszeit auch innerhalb des angegebenen Zeitfensters liegt. Zum Beispiel: „Die Lohnart ‚Nachtmehrarbeit‘ wird zwischen 20:00 und 22:00 Uhr ab dem Zeitpunkt berechnet, an dem die Arbeitszeit 8 Stunden überschreitet.“ Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise um 13:30 Uhr beginnt und bis 23:00 Uhr arbeitet (ohne Pause), wird er um 21:30 Uhr die 8 Stunden überschreiten und von 21:30 Uhr bis 22:00 Uhr die Lohnart „Nachtmehrarbeit“ erhalten – also eine halbe Stunde.
Hier wird nicht die gesamte Arbeitszeit berücksichtigt, sondern nur die Arbeitszeit, die innerhalb des angegebenen Zeitfensters liegt. Falls diese Zeit den Wert „von-Std“ überschreitet, beginnt die Zuordnung der Lohnart und dauert bis der Wert „bis-Std“ erreicht ist. Die Lohnart kann also höchstens den Differenzbetrag „bis-Std minus von-Std“ umfassen. Beispiel: Für einen „Nachtzuschlag“ von maximal 1 Stunde, der berechnet werden soll, wenn in der Zeit von 22:00 bis 30:00 Uhr mehr als 6 Stunden gearbeitet wurden, wären die einzustellenden Parameter 22:00 – 30:00 Uhr und 6:00 – 7:00 Std.
Freizeit-Buchung
FZ-Gutschrift
Wenn eine Fehlzeiten-Buchung erfolgt und in der zugehörigen Buchungsart der Stundenwert „FZ-Std aus TP“ eingetragen ist, wird der hier festgelegte Wert als Gutschrift angewendet.
FZ-Gutschrift 2
Bei einer Fehlzeiten-Buchung mit der Buchungsart, die den Stundenwert „FZ-Std 2 aus TP“ enthält, wird der hier angegebene Wert als Gutschrift verwendet.
FZ-Gutschrift 3
Wenn eine Fehlzeiten-Buchung mit der Buchungsart erfolgt, die den Stundenwert „FZ-Std 3 aus TP“ enthält, wird der hier hinterlegte Wert zur Gutschrift hinzugezogen.
FZ-Zeitbereich 1/2
Diese beiden Optionen sind relevant für Buchungsarten der Kategorie „sonst. Abwesenheit“ mit einem Tagesbezug „von-bis Uhrzeit in Zeitbereich 1/2“. Bei einer Buchung wird überprüft, ob das Ergebnis in das angegebene Zeitfenster passt. Falls ja, erfolgt die Buchung entsprechend. Andernfalls werden die Buchungsergebnisse auf das Zeitfenster angepasst.
Autom. Buchart bei FZ
Hier kann eine Buchungsart festgelegt werden, die nur dann eingetragen wird, wenn der Mitarbeiter an einem Tag weder Anwesenheitsstunden noch Abwesenheitsstunden hat. Ein Beispiel hierfür wäre Berufsschule.
Auffüllen Sollzeit bei Dienstgang
Wenn ein Mitarbeiter den Arbeitstag mit einem „Dienstgang Gehen“ ohne Rückkehr beendet und ein Zeitdefizit vorliegt, erhält er eine Zeitgutschrift, um die Tagessollzeit zu erreichen.
Ausgleichsgrenzen Dienstgang
Beginnt der Mitarbeiter den Arbeitstag mit einem Dienstgang und seine erste Buchung ist ein Dienstgang-Kommen, berechnet NovaTime rückwirkend die Anwesenheit ab der Uhrzeit im ersten Feld. Endet der Arbeitstag mit einem Dienstgang-Gehen, berechnet NovaTime die Anwesenheit bis zur Uhrzeit im zweiten Feld.
Auffüllen Sollzeit bei Gehen fehlt
Falls ein Mitarbeiter als letzte Buchung „Kommen“ eingetragen hat oder nur eine „Kommen“-Buchung vorhanden ist, erhält er eine Zeitgutschrift, um die Tagessollzeit zu erreichen.
Abrechnen bei Gehen fehlt um
Wenn ein Mitarbeiter als letzte Buchung „Kommen“ eingetragen hat oder nur eine „Kommen“-Buchung vorhanden ist, wird er von NovaTime vorläufig zur angegebenen Uhrzeit „abgerechnet“, was bedeutet, dass die bis zu diesem Zeitpunkt erfasste Anwesenheitszeit berücksichtigt wird und der Status „anwesend“ bleibt. Diese vorläufige Abrechnung wird durch eine nachträgliche „Gehen-Korrektur“-Buchung durch den Benutzer aufgehoben und durch die neue Abrechnung mit der „Gehen“-Buchung ersetzt.
Tausch-TP und Ausbuchen-Optionen
Es besteht die Möglichkeit, Tagespläne zu tauschen oder Arbeitszeit auszubuchen, abhängig von verschiedenen Bedingungen und Zeiträumen.
Ausbuchen ohne TP-Wechsel um
Ausbuchung ohne TP-Wechsel bis spätestens 47:59 Uhr – also maximal 2 Tage: „Aktueller Tag + Folgetag“. Dabei wird für die zu berechnende Arbeitszeit ein einheitlicher Tagesplan verwendet, der für beide Tage erstellt wird.
Wichtig: Alle Lohnarten, Pausen usw. werden auf beide Tage bezogen (auch über Mitternacht hinweg). Wenn ein Mitarbeiter um diese Uhrzeit noch anwesend ist, erzeugt NovaTime eine virtuelle „Gehen“-Buchung zur angegebenen Uhrzeit, die in Listen und Auswertungen nicht angezeigt wird. Der Status wird auf „abwesend“ gesetzt, und die Stunden bis zu diesem Zeitpunkt werden berechnet. Durch eine „Gehen-Korrektur“-Buchung des Nutzers wird die virtuelle „Gehen“-Buchung rückgängig gemacht.
Ausbuchen mit TP-Wechsel um
Ausbuchung mit TP-Wechsel bis spätestens 99:59 Uhr – auch über mehrere Tage hinweg: Hierbei werden getrennte Tagespläne für die Arbeitszeit verwendet, die jeweils von 0:00 bis 24:00 Uhr reichen.
Wichtig: Alle Lohnarten, Pausen usw. werden immer für jeden Tag separat berechnet (von 0:00 bis 24:00 Uhr). Falls ein Mitarbeiter um diese Uhrzeit noch anwesend ist, generiert NovaTime eine virtuelle „Gehen“-Buchung zur angegebenen Uhrzeit, die in Listen und Auswertungen nicht sichtbar ist. Der Status wird auf „abwesend“ gesetzt, und die Stunden bis zu diesem Zeitpunkt werden berechnet. Durch eine „Gehen-Korrektur“-Buchung durch den Benutzer wird die virtuelle „Gehen“-Buchung rückgängig gemacht.
Ausbuchen mit TP-Wechsel nach
Ausbuchung mit TP-Wechsel nach einer bestimmten Dauer von maximal 99:59 Stunden – auch über mehrere Tage hinweg: Auch hier kommen getrennte Tagespläne für die Arbeitszeit zum Einsatz, die jeweils von 0:00 bis 24:00 Uhr gelten.
Wichtig: Alle Lohnarten, Pausen usw. werden immer tagesweise getrennt (von 0:00 bis 24:00 Uhr) berechnet. Falls ein Mitarbeiter nach dieser Arbeitszeit noch anwesend ist, erhält er von NovaTime eine „Gehen“-Buchung nach der angegebenen Stundenanzahl, die in Listen und Auswertungen nicht angezeigt wird. Der Status wird auf „abwesend“ gesetzt, und die Stunden bis zu diesem Zeitpunkt werden berechnet. Durch eine „Gehen-Korrektur“-Buchung des Benutzers wird die virtuelle „Gehen“-Buchung rückgängig gemacht.
Sonderfall mehrtägige Anwesenheit
Wenn eine der oben genannten Zeilen (mit TP-Wechsel) verwendet wird, besteht die Möglichkeit, eine Anwesenheit über mehrere aufeinanderfolgende Tage zu erfassen, mit einer maximalen Dauer von bis zu 5 Tagen. Hierfür tragen Sie eine virtuelle Uhrzeit ein, zum Beispiel 60:00 Uhr für übermorgen Mittag (Grenze = 99:59 Uhr) oder alternativ 60 Stunden (Grenze = 99,59 Std).
Es gibt einige wichtige Punkte zu beachten:
- Die normale NovaTime-Funktion zur Erkennung von vergessenem „Gehen“ wird bei dieser Einstellung deaktiviert! (Normalerweise: Der Folgetag endet spätestens um 12:00 Uhr oder Arbeit bis maximal 16½ Arbeitsstunden am Folgetag.)
- Sobald die Mitternachtsgrenze überschritten wird, erfolgt ein automatischer Wechsel zum Tagesplan des neuen Tages um genau 00:00 Uhr! Der abgeschlossene Tag wird abgerechnet und der neue Tag beginnt mit einer Arbeitszeit, Pausen usw. von 0,00 Stunden und entsprechend dem neuen Tagesplan.
- Der Zeitbereich im Tagesplan erstreckt sich somit von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr.
- Bei Einträgen im Tagesplan, die sich auf die Arbeitsstunden beziehen (z.B. Lohnarten nach Arbeitsstunden), ist zu beachten, dass ab dem 2. Tag nicht mehr die Arbeitszeit seit Arbeitsbeginn, sondern die Arbeitszeit seit 0:00 Uhr des jeweiligen Tages berücksichtigt wird. Falls die Arbeitszeit seit Arbeitsbeginn berücksichtigt werden soll, kann dies durch eine V-Regel umgesetzt werden.
Die Verwendung dieser Rechenvarianten ermöglicht eine präzise und flexible Erfassung von Arbeitszeiten, Pausen und Abweichungen, um die individuellen Anforderungen optimal zu erfüllen.
Bitte beachten Sie, dass die genaue Anwendung und Konfiguration dieser Varianten weitere Informationen erfordert, die im Kapitel „Grundlagen der Zeiterfassung“ zu finden sind.
